クリニック向けの自動精算機とは？導入するメリット・デメリットと選ぶときのポイントを解説

患者自身が機器を操作して精算をする自動精算機を導入すると、会計業務の効率化や患者の待ち時間の短縮につながります。

しかし、導入費用がかかったり、設置スペースが必要となったりするため、メリットとデメリットを理解したうえで導入を検討することが大切です。

この記事では、自動精算機のなかでも、クリニック向けの自動精算機を導入するメリット・デメリットや選ぶときのポイントを解説します。導入費用を抑える方法やよくあるトラブルへの対策方法も紹介するので、ぜひ参考にしてください。

クリニック向けの自動精算機（セルフレジ）とは

自動精算機とは、スタッフと対面することなく患者自身が精算機を操作して精算を完了するシステムのことです。

自動精算機と似ている機器として、自動釣銭機があります。自動釣銭機は、会計情報の入力をスタッフが担当し、現金の投入や釣銭の受取りのみ患者が行います。

自動釣銭機では、精算業務のうち省けるのは現金の受け渡しのみなので、精算業務の負担を軽減したい場合はスタッフが介入することなく精算ができる自動精算機がおすすめです。

クリニックに自動精算機（セルフレジ）を導入するメリット

自動精算機を導入すると、会計業務の効率化につながったり、患者の会計待ち時間が減ったりするメリットがあります。ここでは、クリニックに自動精算機（セルフレジ）を導入するメリットを紹介します。

会計業務の効率化につながる

自動精算機を導入すると患者が自ら精算できるため、スタッフが会計業務に時間を割く必要がなくなります。電子カルテやレセコンと連携すれば、会計業務の効率化につながります。

会計業務の負担が軽減すると、スタッフがほかの業務に時間を割けるようになるため、クリニック全体の業務効率のアップが期待できるでしょう。

患者の会計待ち時間が短縮される

自動精算機を導入すると、スタッフが個別に会計をする必要がなくなります。その分、スタッフが他の業務にあたることができるため、患者の会計待ち時間が短縮されます。

診察を終えたあとにスムーズに会計を済ませられることで、患者の満足度の向上につながるでしょう。

感染対策になる

クリニックには、毎日さまざまな症状の患者が来るため、接触機会が多いとその分感染リスクが高まります。

自動精算機を導入すれば、スタッフと患者が対面することなく会計できるようになり、現金の受け渡しや会話の機会が減ることで、飛沫感染や接触感染のリスクを抑えられるでしょう。

また、複数の患者が同じ機械に触れることに懸念がある場合は、精算機に触れることなく操作ができる自動精算機の導入を検討しましょう。

会計ミスを防げる

自動精算機では人が介入することなく精算ができるため、現金の受け渡しのミスを防げます。

締め作業の際に、手作業での計算や、伝票の整理などの時間がかかる作業を削減できるだけでなく、金額が一致しないトラブルも防止できるため、締め作業が楽になるでしょう。

クリニックに自動精算機（セルフレジ）を導入するデメリット

自動精算機を導入すればさまざまなメリットがある反面、デメリットもあります。導入してから困ることがないように、デメリットも把握しておきましょう。

初期費用やランニングコストがかかる

自動精算機を導入する場合は、初期費用やランニングコストがかかることを考慮する必要があります。

自動精算機の相場は200万～400万円とされています。また、保守費用やメンテナンス費用として月3万～5万円の費用がかかります。

導入費用やメンテナンス費用を踏まえて導入を検討しましょう。

設置スペースを確保しなければならない

自動精算機を設置するためには、ある程度のスペースが必要です。自動精算機には、卓上型と床置き型の2つのタイプがあります。カウンターのスペースに余裕がある場合は卓上型を選ぶことで、カウンターに設置できます。

カウンターのスペースに余裕がない場合は、患者の動線の邪魔にならないように設置スペースを確保して床置き型を設置しましょう。

また、設置スペースを決定する際は、電源が確保できる位置か確認しましょう。設置したい場所の近くにコンセントがない場合は、コンセントの増設工事が必要になることもあり、想定より費用がかかる可能性があります。

釣銭の補充に手間がかかる

自動精算機を設置すれば会計業務の負担を軽減できますが、釣銭の補充はスタッフがしなければなりません。

卓上型の方が釣銭を蓄えられる量が少ないため、補充する頻度が高くなる可能性があります。釣銭の補充頻度を減らしたい場合は、床置き型を選ぶのがよいでしょう。

クリニック向けの自動精算機（セルフレジ）を選ぶときのポイント

自動精算機は、メーカーや機種によって特徴が異なります。自院に合った自動精算機を導入するためにも、選ぶときのポイントを押さえておきましょう。

レセコンや電子カルテとの連携可否

レセコンや電子カルテを自動精算機と連携できれば、誰がいついくら請求したのか、どの決済方法を利用したのかなどの情報が記録されます。患者情報や会計情報を自動反映できるため、スムーズで正確な会計ができるようになります。

連携方法は、オンライン連携またはバーコード読取り連携があります。オンライン連携の方がバーコード読取り連携よりも手間がかからないものの、導入費用が高くなるため、コストや操作性を考慮して自院に適した方法を選びましょう。

サイズ

自動精算機は機種によってサイズが異なるため、設置後にスタッフや患者の動線を妨げないサイズのものを選ぶことが大切です。

自動精算機のなかには、省スペースでも設置しやすい薄型の自動精算機もあります。自院の空間にあわせて適切なサイズの精算機を選びましょう。

決済方法

最近では、現金以外にクレジットカードや二次元コード決済などさまざまな決済方法のニーズが高まっています。そのため、決済方法が豊富な自動精算機の方が患者の満足度が高まります。

なかには、5,000円札が使えない自動精算機もあるので注意が必要です。受付で両替に対応する手間がかからないように、使える紙幣の種類もチェックしておきましょう。

操作性

自動精算機は患者自身が操作するため、画面のわかりやすさやタッチパネルの反応速度など、操作性のよさが重要です。

機械の操作が苦手な方はもちろん、ある程度機械に慣れている方であっても、はじめて使う機械や操作が難しい機械だとつまずいてしまうことがあります。

スタッフのサポートが必要になると、その分効率が下がってしまうため、患者自身が一人で操作できるよう、できるだけ誰でも使いやすく操作性のよい自動精算機を選びましょう。

自動精算機（セルフレジ）の導入費用を抑える方法

自動精算機を導入するためには初期費用として200万～400万円のまとまった費用が必要です。ここでは、自動精算機の導入費用を抑えるための方法を紹介します。

リースを活用する

リースを活用すると、初期費用を抑えて自動精算機を導入できます。リースとは 、リース会社が代わりに機器を購入して長期間貸し出すサービスのことです。

リースを活用すれば、月々の利用料を支払うことで自動精算機を借りられるため、購入する場合よりも初期費用を抑えられます。

ただし、一定の期間契約を継続することが条件になっていることが多く、契約期間中の解約は違約金が発生することがあるため、デメリットも理解したうえで利用しましょう。

補助金を活用する

自動精算機を導入するときには、「IT導入補助金」を活用できる可能性があります。IT導入補助金とは、生産性向上のためにITツールを導入する際の補助金です。

クリニックにおいては、自動精算機や電子カルテ、予約管理システムなどを導入する際に利用できる可能性があります。補助金額は、5万～150万円※未満です。

補助金制度は新設されたり、廃止されたりするため、自動精算機を導入する際に利用できる補助金制度がないかを確認しておきましょう。また、利用条件が設けられているため、事前に条件を確認しておくことも大切です。

通常枠1プロセス以上の場合です。補助金の枠やプロセス数によって金額が異なります。
参考：サービス等生産性向上IT導入支援事業事務局ポータルサイト「IT導入補助金とは」

クリニック向け自動精算機のよくあるトラブルと対策方法

クリニックに自動精算機を設置したあとに困らないように、自動精算機のよくあるトラブルと対策方法を紹介します。

操作方法がわからない患者への対応に時間がかかる

機器の操作に慣れていない患者がいるときは、スタッフが操作方法を教えることになり、人件費削減のためにコストをかけて自動精算機を導入したにもかかわらず、余計な人手がかかってしまう場合があります。

スタッフが教える手間を省くためには、操作がかんたんな自動精算機を選んだり、基本的な操作方法の案内を掲示したりしておきましょう。

さらに、患者に操作方法を聞かれた際にスムーズに答えられるよう、スタッフ全員が自動精算機の操作を習熟していることも大切です。

導入前より余計な人手がかかってしまうことないよう、患者の年齢層やクリニックの特性を考慮し、人件費削減の効果をどれくらい得られるのかを慎重に検討したうえで自動精算機を導入しましょう。

使用中にエラーが発生する

自動精算機の使用中にエラーが発生して使えなくなることも考えられます。エラーを防ぐためには、定期的にメンテナンスをすることが大切です。

また、エラーが発生した場合は、すぐに修理できるとは限りません。自動精算機を複数台置くスペースがある場合は、2台以上設置し、1台にエラーが出ても別の台で対応できるように備えましょう。

自動精算機を1台しか置けない場合は、スタッフが会計手続きをするフローに切り替えられるよう事前に準備しておくことをおすすめします。

また、エラーが出た際にすぐに対応できるよう、メーカーの問い合わせ先も確認しておくとよいでしょう。

未払いが発生する

自動精算機を導入すると、患者が会計を忘れてしまったり、故意に未払いしたりするなどのトラブルが起きる可能性があります。

未払いが判明したときは、すぐに患者へ連絡を取って支払ってもらいましょう。会計忘れや未払いを防ぐためには、自動精算機をスタッフがいる窓口に近い位置に設置したり、防犯カメラを設置したりするのがポイントです。

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まとめ

自動精算機を導入することで、会計業務の効率化や患者の待ち時間の短縮につながります。しかし、導入する際は初期費用やランニングコストがかかったり、設置スペースが必要となったりするため、考慮して導入を検討することが大切です。

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